Robotic Process Automation HR Services

Het doel is om repetitieve en tijdrovende processen te automatiseren, verminderen administratieve lasten en snellere en foutloze afhandeling. De impact is om de groeiende werklast aan te kunnen en dat medewerkers meer tijd over hebben voor inhoudelijke(re) zaken.

Het algoritme heeft als functie dat het collega's ondersteunt. De medewerker van de Gemeente Den Haag wordt ondersteund bij administratieve en repetitieve taken. Daardoor heeft de medewerker meer tijd voor inhoudelijke taken, ervaart de medewerker minder werkdruk en ervaart de medewerker meer werkplezier. Een medewerker van gemeente Den Haag zal altijd alleen indirect te maken krijgen met het algoritme. De gegevens van de medewerkers worden volledig versleuteld verwerkt, waardoor de data veiligheid gewaarborgd wordt

Er zijn geen aanvullende risico's ten opzichte van handmatige verwerking. De gegevens worden versleuteld verwerkt door de software en niet opgeslagen.

Overige risico's worden gemitigeerd doordat er logboeken en dashboards worden bijgehouden van de prestaties van de robots. Daarnaast is er een continuiteitsplan opgesteld die inwerking treedt als de robot uitvalt.

Er worden logboeken en dashboard bijgehouden van de prestaties van de Robots.

Indien een robot uitvalt is per proces een continuiteitsplan opgesteld dat in werking treed.

Er wordt gebruik gemaakt van twee algoritmes. De eerste verzamelt de gegevens uit de correspondentie met burger/bedrijf, versleutelt deze en creeert een werkbak voor algoritme twee. Het tweede algoritme pakt meldingen vanuit de werkbak en gaat deze verwerken. In de systemen van de Gemeente Den Haag (bijv. Oracle) controleert het wat de status is, vervolgens creeert het een record in het systeem dat de status is opgevraagd en geeft het terugkoppeling aan een medewerker over de status van de melding.

Dus de algoritmes zorgen o.a. voor: inloggen, downloaden, verzamelen en terugkoppeling geven. Dit zijn altijd (en enkel) de regels en stappen die samen met de procesexperts zijn bepaald. Het algoritme heeft geen zelflerend element en het (geaccordeerde) script wijzigt alleen op aanvraag van de proceseigenaar.

Het algoritme gebruikt bijv. data uit Oracle die samenhangen met (bijvoorbeeld) de verstuurde herinnering of aanmaning. Daarin wordt alleen de data gebruikt die nodig is om terugkoppeling te geven over de status. Alle data wordt versleuteld gebruikt.

Tijdens het testen van een robot wordt er gebruik gemaakt van testdata in de testomgevingen van de verschillende applicaties.

Gegevens per proces:

In- door- en uitstroom (IDU):

- Aanvragen VOG van een nieuwe medewerker

 - Naam nieuwe medewerker

 - Functie nieuwe medewerker

 - Functie profiel nieuwe medewerker

Het digitaal versturen van brieven naar medewerkers

 - Naam medewerker

 - Personeelsnummer

 - Soort besluit

 - Gemandateerde

 - Kenmerk uit TOPdesk

Verlof, verzuim en WAZO (VVW):

- Verzuim- en herstelmeldingen medewerkers verwerken in het UWV portaal

 - Personeelsnummer

 - Naam werknemer

 - Positie (tot eerste punt)

 - BSN

 - Gecorrigeerde datum in dienst (zet om naar dd-mm-yyyy)

 - Eerste datum in dienst (zet om naar dd-mm-yyyy)

 - Begindatum ziekte

 - Soort verzuim

 - Gemeld op

 - Telefoonnummer