Verdeling werkvoorraad VOG-aanvragen in werkstromen
- Publicatiecategorie
- Impactvolle algoritmes
- Impacttoetsen
- Veld niet ingevuld.
- Status
- In gebruik
Thema
Begindatum
Contactgegevens
Link naar publiekspagina
Doel en impact
Door de inzet van een algoritme ontstaat er meer inzicht in de werkvoorraad VOG-aanvragen. Het algoritme deelt aanvragen op in werkstromen op basis van de verwachte behandel- en doorlooptijd. Hierdoor kan de beschikbare capaciteit aan medewerkers efficiënter worden ingezet. Ook kunnen de medewerkers de te behandelen VOG-aanvragen beter prioriteren. Dit vergroot de voorspelbaarheid van de doorlooptijd. Het algoritme draagt bij aan een betere naleving van de wettelijke termijnen voor het nemen van een beslissing op de VOG-aanvraag. Er is geen directe impact op burgers en rechtspersonen.
Afwegingen
De inzet van het algoritme biedt meer voordelen dan nadelen en is daarom goed inzetbaar.
Het algoritme deelt VOG-aanvragen op in werkstromen op basis van de verwachte behandel- en doorlooptijd. Dat helpt bij het bepalen van de in te zetten capaciteit. Ook helpt het beter te prioriteren welke VOG-aanvragen wanneer opgepakt moeten worden. Daarmee wordt zo optimaal mogelijk gebruik gemaakt van de wettelijke beslistermijnen. Het draagt eraan bij dat aanvragers minder lang hoeven te wachten op een beslissing op hun VOG-aanvraag.
Een mogelijk nadeel is dat medewerkers van COVOG aan de werkstromen met VOG-aanvragen verwachtingen over moeilijkheidsgraad kunnen koppelen. Ze kunnen een aanvraag met een verwachte korte behandeltijd bijvoorbeeld als makkelijk zien, waardoor er belangrijke informatie over het hoofd wordt gezien. Door werkinstructies en kwaliteitsmetingen wordt dit risico verkleind. Het algoritme neemt geen beslissing op de VOG-aanvraag. Medewerkers blijven verantwoordelijk voor de beoordeling.
Alles bij elkaar is de afweging positief. De inzet van het algoritme levert winst op in voorspelbaarheid en draagt bij aan naleving van wettelijke termijnen, terwijl de risico's klein blijven door menselijk toezicht en controles.
Menselijke tussenkomst
Binnen Justis is de afdeling COVOG verantwoordelijk voor het behandelen van de VOG-aanvragen. Het algoritme verdeelt de werkvoorraad in werkstromen op basis van de verwachte behandel- en doorlooptijd. Op basis van deze indeling wordt de werkvoorraad verdeeld en behandelen medewerkers de aanvragen. De medewerker beoordeelt of de VOG afgegeven kan worden of geweigerd moet worden.
Er is bij het werken met de werkstromen geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming van VOG-aanvragen. De toegekende werkstroom moet juist geen impact hebben op de beslissing van de medewerker op de VOG-aanvraag.
Risicobeheer
Er is een beheerproces ingericht en er zijn beheersmaatregelen getroffen. Dit bestaat uit werkinstructies en werkafspraken, kwaliteitsmetingen en steekproeven, business continuity management en een noodplan.
Het algoritme wordt periodiek geanalyseerd, aangepast en verbeterd.
Wettelijke basis
Het algoritme wordt ingezet voor de uitvoering van de Wet strafvorderlijke en justitiële gegevens, namelijk voor afdeling 5: 'de Verklaring Omtrent het Gedrag'. Het wordt alleen ingezet voor de werkvoorraad van VOG-aanvragen van natuurlijke personen.
Links naar wettelijke basis
Gegevens
Het algoritme maakt gebruik van gegevens uit het Justitieel Documentatie Systeem (JDS) en van gegevens die bij het aanvragen van de VOG worden verstrekt.
Hierbij is het gebruik van de gegevens door het algoritme beperkt tot: te screenen aspecten bij de VOG, het totaal aantal justitiële gegevens op het strafblad, de ouderdom van het justitiële gegeven, de soort en hoogte van de opgelegde straf, en het soort strafbare feit dat is aangegeven met een wetsartikel.
Technische werking
Het algoritme is gebaseerd op de jarenlange ervaring van de medewerkers bij het beoordelen van VOG-aanvragen. Dit heeft geleid tot criteria om VOG-aanvragen in te delen in aanvragen die over het algemeen een kortere en langere verwachte behandel- en doorlooptijd hebben. De criteria geven ook aan hoe relevant een antecedent voor de beoordeling is. De werkstroom wordt vervolgens bepaald op basis van deze criteria. Bijvoorbeeld: als er één of meer relevante justitiële gegevens aanwezig zijn, zorgt dit ervoor dat de VOG-aanvraag een verwachte langere behandel- en doorlooptijd heeft en daarom in een werkstroom komt die met hogere prioriteit wordt behandeld.